Serwis Archiwum

Oferowana przez nas usługa polega na obsłudze i zarządzaniu Państwa archiwum / składnicą akt. Jest to nowoczesne rozwiązanie outsourcingowe w dziedzinie postępowania z dokumentacją zgromadzoną w archiwum firmy / jednostki organizacyjnej.

Państwo wybierają zakres wykonywanych czynności i okres ich wykonania, nie ma konieczności eksploatacji archiwum w pełnym wymiarze godzin oraz zatrudniania archiwisty na etacie.

Usługę tą kierujemy do tych z Państwa, którzy chcą mieć w pełni profesjonalnie funkcjonujące archiwum przy jednoczesnym obniżeniu kosztów jego działania.

Zakres czynności wykonywanych w ramach usługi serwisu archiwum:

• Porządkowanie akt przekazanych do archiwum.

• Sporządzanie wykazu akt przeznaczonych do brakowania po upływie każdego roku kalendarzowego.

• Dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym – zabezpieczanie akt.

• Prowadzenie kwerend archiwalnych do celów służbowych i innych zleconych komórki organizacyjne.

• Prowadzenie pomiaru temperatury i poziomu wilgotności w archiwum.

• Prowadzenie ewidencji akt w postaci: spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych – w wersji papierowej i elektronicznej.

• Sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisów dokumentacji niearchiwalnej.

• Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek oraz sprawne ich przygotowanie do przekazania archiwum.

• Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi akt.

• Porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych, prace konserwatorskie.

• Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

• Sporządzenie rocznego sprawozdania statystyczno-opisowego.

Nasza firma na podstawie wymierzonego zasobu szacuje czas pracy potrzebny do jego bieżącej obsługi oraz ustala roczny plan pracy archiwum. Szczegóły obsługi serwisowej z każdym z Klientów ustalane są indywidualnie tak aby w pełni odpowiadały Jego potrzebom.